Tips om een goede offerte te maken

Als je een technische product of dienst verkocht wil krijgen is het kunst om je aanbod op een verstaanbare manier uit te leggen. Een offerte lezen zou leuk moeten zijn, maar het is vaak anders.

Het kiezen van een softwareleverancier, webbouwer of appdeveloper die past bij jouw noden is een vak op zich geworden. Ik begeleid vaak organisaties bij het conceptualiseren van ideeën en het beschrijven van de gewenste oplossing. Deze voorstudie resulteert in een functionele analyse en een bestek of offertevraag voor een nieuw te ontwikkelen product en dat is de eerste stap naar een goede offerte of prijsvraag.

Een duidelijke offertevraag
Een voorstudie is belangrijk omdat een realistisch prijsvoorstel afhangt van hoe goed je als klant kan uitleggen wat je nodig hebt. Het zorgt dat potentiële ontwikkelaars beter weten wat van hen verwacht wordt zodat je een realistische inschatting van de oplossing en de prijs krijgt waardoor je de verschillende voorstellen correct kunt vergelijken.

Is het bestek of de offertevraag onduidelijk dan riskeer je in de situatie te komen dat ontwikkelaars jouw idee gaan vormgeven op een manier dat het voor hen goed uitkomt. Bevat het bestek te veel details dan mis je mogelijk het innovatiepotentieel en de creatieve inbreng van de ontwikkelaars. Het ‘waarom’ van een productvraag is daarom minstens even belangrijk als het ‘wat’.

Kiezen op basis van offertes

Na het uitsturen van een offertevraag komt een volgende fase die evident lijkt: de offertes komen binnen, je leest ze en kiest op basis van een aantal criteria (aanpak, prijs, planning, technologie, referenties) het beste voorstel. In de praktijk blijkt dat echter niet altijd evident. Eén van de oorzaken is het feit dat er vaak standaardoffertes uitgestuurd worden. Standaardteksten, hoe goed ze ook mogen zijn, geven een slechte indruk. Het komt over alsof je geen tijd wil nemen, je niet geïnteresseerd bent in de klant of dat je met zo weinig mogelijk inspanning zoveel mogelijk wil verkopen. Standaardoffertes herken je meteen, ze tonen weinig respect voor de potentiële klant. Het tonen dat je een offertevraag, een klant of een sector begrijpt is de basis van een goed prijsvoorstel. Een softwarebouwer is geen bakker die dezelfde broodjes aan veel verschillende soorten klanten kan verkopen.

Hoe maak je een offerte die graag gelezen wordt?
Omdat ik veel offertes lees, heb ik een aantal tips waarvan ik hoop dat ze gevolgd worden. Het zal mijn werk (en zeker ook dat van anderen) nog aangenamer maken.

inhoudelijk

• toon aan dat je de vraag goed gelezen en begrepen hebt
• start met het belangrijkste deel van de oplossing
• gebruik zo weinig mogelijk vakterminologie
• zorg voor tekst op maat
• zeg waarom je graag zou samenwerken

vormelijk

• zorg voor genummerde pagina’s (ja, lange offertes worden soms afgedrukt)
• zorg voor een leesvriendelijke opmaak
• zet algemene informatie in bijlage (niets zo vervelend als de essentie te moeten zoeken)

Wat de lezer in één oogopslag terug wil vinden

• De totaalprijs
• De prijs per fase of onderdeel
• Het onderscheid tussen éénmalige en terugkerende kosten
• De dagprijs voor verschillende expertises (indien relevant)
• Inschatting van de doorlooptijd
• Een planningsvoorstel (incl. migratie indien van toepassing)
• Verwachte input van de klant
• Garanties, eigendomsrechten en informatie over service level agreements (indien van toepassing)
• Referenties

Een offerte maken kost tijd

Zelf maak ik vaak offertes en ik doe dat graag. Het geeft me de kans om een aanpak te motiveren waar ik achter sta, om me in te graven in de vraag of het probleem en om de best mogelijk aanpak te beschrijven. Dat wil zeggen dat je al een deel van het werk doet vooraleer je weet of je hiervoor betaald zult worden. Al van bij de offerte start het proces om iets wat complex is te vereenvoudigen, en dat kost tijd.

Inlevingsvermogen

Usability is niet enkel een zaak van websites. Als je kiest voor klantvriendelijkheid is dat een manier van leven en werken. In elk document, elke e-mail, elk stukje tekst en elk gesprek krijg je de kans om te tonen dat je begrijpt hoe de ontvanger redeneert. Ik geef toe, dat is niet altijd gemakkelijk.

Originally published at istoireservices.be on October 23, 2015.